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Das Online-Nachrichtenportal nachrichten.ch meldet, dass E-Mail-Stress die Produktivität hemmt. Büroangestellte scheinen unter der scheinbar unendlichen Flut von E-Mails regelrecht zu ersticken, so nachrichten.ch. Laut eines Berichts der Zeitung “The Observer” zeige eine Studie nun, wie sehr die Produktivität sinke, wenn Arbeitsprozesse ständig durch Emails unterbrochen werden.
Für mich nichts neues, habe ich doch das Buch “The 4-Hour Workweek” gelesen. Darin geht es fast in einem ganzen Kapitel um das Thema Emails und wie man am besten mit ihnen umgeht. Nachfolgende Tipps, Tricks und Informationen sind teilweise dem Buch entnommen und mit meinen eigenen Gedanken und Ideen angereichert. Doch vor den Tipps noch kurz ein Video, welches ich auf Tim Ferriss’ Website gefunden habe:
Emails sind Zeitverschwender. Hier kann mir wohl niemand widersprechen. Alle Büroleute lieben und hassen sie zugleich. Doch im heutigen Geschäftsleben sind sie unabkömmlich. Kaum ein Geschäft überlebt ohne Emails. Also müssen wir schauen, wie wir am besten mit ihnen klar kommen.Um Email-Stress zu vermeiden oder ganz zu eliminieren, müssen wir unbedingt als erstes den hörbaren Email-Alarm von Outlook (oder jedem anderen Email-Programm) abschalten! Wenn Du jetzt diesen Satz liest, und den Alarm immer noch eingeschaltet hast: SCHALTE DAS DING AUS! Du wirst mir noch dankbar sein für diesen Tipp. :)
Als nächstes schalte auch gleich das automatische “Senden / Empfangen” aus. Du benötigst es schlicht und einfach nicht. Glaub mir. Stattdessen checke Deine Emails zweimal täglich. Ja, Du hast richtig gelesen. Zweimal. Mehr ist nicht nötig. Einmal um 12:00 Uhr bzw vor dem Mittagessen, das nächste Mal um 16:00 Uhr. Dies sind die beiden Zeiten, zu welchen Du am meisten Antworten auf Deine gesendeten Mails in Deinem Postfach hast. Und begehe auf keinen Fall die Email-Todsünde: Das Postfach am Morgen checken, wenn Du ins Büro kommst!*
Als ich zum ersten Mal auf diesen Tipp stiess, die Emails nur zweimal am Tag zu checken, wollte ich gleich widersprechen. “Geht doch nicht! Da bin ich so gut wie unerreichbar! Ich bin auf die Mails angewiesen! Und was ist, wenn mir jemand ein extrem wichtiges Mail schickt?”
Wichtiges Mail? Genau deshalb musst Du nun noch eine automatische Antwortmail schreiben, welcher jeder erhält, der Dir mailt. Damit erhöhst Du die Effektivität Deiner Arbeit und auch der Arbeit der Mail-Verfasser. Die Antwortmail kann ungefähr so aussehen:
Guten Tag
Infolge vieler Pendenzen überprüfe ich den Inhalt des E-Mail-Postfachs zurzeit zweimal täglich um 12:00 Uhr und 16:00 Uhr.
Wenn Sie ein dringendes Anliegen haben (bitte nur wirklich dringende), welches nicht bis 12:00 Uhr oder 16:00 Uhr warten kann, kontaktieren Sie mich bitte via Mobiltelefon 079 555 55 55.
Dies hilft mir, Ihre Anfragen effizienter zu bearbeiten. Danke, dass Sie diesen Schritt zu mehr Effizienz und Effektivität unterstützen.
Mit freundlichen Grüssen
Andreas Hobi
Wie gesagt, checke von nun an Deine Mails nur noch zweimal täglich. Falls Du die Möglichkeit hast, reicht auch einmal pro Tag. (Tim Ferriss, Autor des Buches “The 4-Hour Workweek” checkt seine Mails nur noch einmal alle zehn Tage.)
Wenn Du jetzt denkst, von nun an läutet Dein Mobiltelefon ununterbrochen: Vergiss es! Notfälle sind selten. Viele Menschen tendieren einfach dazu, Kleinigkeiten zu Elefanten zu machen, um wichtiger und nützlicher zu erscheinen und die Arbeitszeit auszufüllen. Kaum jemand wird dich auf dem Mobiltelefon anrufen.
Diese automatische Email-Antwort schützt Dich vor genau diesen Leuten. Sie werden gezwungen, die Wichtigkeit ihres Anliegens nochmals zu überdenken und hindert sie daran, bedeutungslose und zeitverschwendende Konversationen in die Wege zu leiten. Gib meinem Tipp also eine Chance und teste dieses System. Du wirst erstaunt sein, wie wenige “Notfälle” es geben wird.
Je weniger Du bei Deiner Arbeit unterbrochen wirst, desto mehr kannst Du in einer bestimmten Zeit erledigen. Ablenkungen welche durch Email, Handy und SMS entstehen, hindern Dich daran, produktiv und kreativ zu arbeiten. 60 Prozent aller einmal angefangenen Tätigkeiten werden durch Störungen unterbrochen und erst zu einem späteren Zeitpunkt wieder fortgesetzt. Dies belegt eine Studie, welche die Psychologin Gloria Mark von der Universität von Kalifornien in Irvine durchgeführt hat.
Gloria Mark belegte, dass sich ein Büroarbeiter gerade einmal im Schnitt 11 Minuten einer Tätigkeit widmen kann, bevor er unterbrochen wird. Die Arbeit wird nach der Störung jedoch nicht sofort wieder aufgenommen, sondern es werden zuerst im Schnitt zwei Aufgaben halbherzig erledigt. Nach rund acht Minuten wenden wir uns wieder der eigentlichen Aufgabe zu. Durch jede Störung verlierst Du also ganze 9 Minuten.
Wie Du Dir nun vorstellen kannst, sinkt die Produktivität dadurch extrem. Eine Aufgabe, welche in 60 Minuten erledigt werden könnte, braucht bei fünf Störungen von je einer Minute 105 Minuten. (+75%)
Jeder von uns trägt ein Mobiltelefon mit sich herum und schreibt Emails, doch nur die wenigsten können auch wirklich damit umgehen. (Auch ich bin darin kein Profi.) Heute ist es fast selbstverständlich, den Anruf entgegen zu nehmen, selbst wenn man sich bereits mit jemandem unterhält. Ausserdem lesen 30% aller Menschen ein Email sofort an, wenn sie am PC sitzen.
Jaja, die Zeiten haben sich geändert: Vor zwanzig Jahren noch gab es nur zweimal am Tag Post und somit auch nur zweimal am Tag neue Arbeiten. Heute trudeln die Mails im Minutentakt ein. Leider wird auf Telefone und Mails in der heutigen Zeit eine sofortige Antwort erwartet.
Microsoft hat das Problem erkannt und arbeitet daran, Software zu entwickeln, die uns zu mehr Produktivität führen soll. Auszug aus einem übersetzten Text von Bill Gates:
Optimierung der persönlichen Produktivität: Eine der Auswirkungen einer ständig aktiven Umgebung ist die Herausforderung zu priorisieren, zu fokussieren und ohne Unterbrechung arbeiten zu können. Die heute verfügbare Software kann bereits einen Teil dieser Aufgaben übernehmen, allerdings noch nicht in dem Umfang, in dem ein Mensch aufgrund seines Verstandes dazu in der Lage ist. In Zukunft wird sich das ändern – die neue Software lernt, wie der Anwender arbeitet, versteht seine Bedürfnisse und unterstützt ihn dabei, Prioritäten zu setzen.
Mustererkennung und adaptives Filtern: Viele Routineaufgaben werden künftig anhand von Regeln und erlernter Muster automatisiert. Die Software kann dann Rückschlüsse auf die gerade anstehende Arbeit ziehen sowie erforderliche Informationen durchgängig und proaktiv zur Verfügung stellen. Software, die die Arbeitspräferenzen des Nutzers erlernt, kann Arbeitsunterbrechungen flexibel überbrücken – bearbeitet man beispielsweise ein Memo mit höchster Priorität unter starkem Zeitdruck, sorgt die Software dafür, dass nur Telefonate oder E-Mails des Vorgesetzten oder z. B. von Angehörigen ankommen.
Ich bin gespannt, was da noch so kommt. Auf jeden Fall tönt es schonmal ganz interessant.
Mehr Informationen zum Thema:
FACTS: “Pro Jahr gehen über eine Milliarde Arbeitsstunden verloren.”
FREELANCE SWITCH: “46 Must-Read Productivity Tips for Freelancers”
TIM FERRISS: “How to Check E-mail Twice a Day… or Once Every 10 Days”
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Das ist ein Artikel von Andreas Hobi
Andreas Hobi arbeitet seit 2001 bei der SBB und dort seit 2004 beim Zugpersonal. In seiner Freizeit schreibt er auf schweizweit.net von seinen Erlebnissen und über andere spannende Stories aus der Welt des öffentlichen Verkehrs.
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